Als ondernemer maak je kosten voor bijvoorbeeld software, apparatuur, werkkleding, lunches en vervoer. Toch is niet iedere betaling vanaf je zakelijke rekening aftrekbaar. Sommige kosten zijn volledig aftrekbaar, andere gedeeltelijk of helemaal niet.
Ook kostenaftrek en btw-aftrek worden vaak door elkaar gehaald. Hieronder lees je welke regels in 2026 gelden, wanneer je een aankoop moet afschrijven en welke documenten je bewaart.
Wanneer zijn kosten zakelijk?
Kosten zijn zakelijk als je ze maakt voor je onderneming en ze nodig zijn voor je bedrijfsactiviteiten of daar rechtstreeks mee samenhangen. Denk aan:
- bedrijfsruimte, software en kantoorartikelen;
- zakelijke verzekeringen en bankkosten;
- onderhoud, advies en administratie;
- reclame en marketing;
- zakelijke telefoon-, internet- en reiskosten.
Je bepaalt in principe zelf welke uitgaven nodig zijn, maar ze moeten redelijk zijn in verhouding tot het zakelijke belang. Een privé-uitgave wordt niet zakelijk doordat je die met de zakelijke rekening betaalt.
Zakelijke kosten en btw-aftrek zijn niet hetzelfde
Zakelijke kosten verlagen de winst waarover je inkomsten- of vennootschapsbelasting betaalt. Bij btw-aftrek verwerk je de btw op zakelijke inkopen als voorbelasting in je btw-aangifte.
Koop je software voor €121 inclusief €21 btw en mag je de btw volledig aftrekken? Dan boek je €100 als kosten en €21 als voorbelasting. Mag je de btw niet aftrekken, dan verwerk je de kosten soms inclusief btw.
Of btw aftrekbaar is, hangt onder meer af van het zakelijke gebruik, je activiteiten en een factuur die aan de eisen voldoet.
Volledig of gedeeltelijk aftrekbaar?
Uitgaven die volledig voor je onderneming zijn gedaan, zijn meestal volledig aftrekbaar. Voorbeelden zijn boekhoudsoftware, vakliteratuur, zakelijke verzekeringen, advertenties, kantoorartikelen en kosten van een boekhouder.
Bewaar altijd de factuur of bon. Uit je administratie moet blijken wat je hebt gekocht en waarom dat zakelijk was. Let vooral bij grotere aankopen en btw-aftrek op de juiste tenaamstelling.
Heeft een uitgave zowel een zakelijk als een privékarakter, dan is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor een telefoon, internet thuis, laptop, auto of abonnement. Leg de verdeling tussen zakelijk en privé goed vast, bijvoorbeeld met een gebruiksoverzicht of kilometerregistratie. Gebruik geen willekeurig percentage zonder onderbouwing. Voor een werkruimte in de eigen woning gelden aparte en strengere voorwaarden. De kosten daarvan zijn meestal niet aftrekbaar.
Lunches, representatie en relatiegeschenken
Eten, drinken, representatie, congressen, seminars en bepaalde relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbaar.
Voor ondernemers die inkomstenbelasting betalen, geldt in 2026 een drempel van €5.700. Alleen het bedrag daarboven is aftrekbaar. Je kunt ook kiezen voor aftrek van 80% van deze kosten.
Voor ondernemingen die vennootschapsbelasting betalen, kan in plaats van de drempel 73,5% worden afgetrokken. De rechtsvorm bepaalt dus mede de verwerking. Bekijk de drempel en percentages voor 2026.
Voor btw gelden aparte regels. De btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is bijvoorbeeld niet aftrekbaar, ook niet bij een zakelijke maaltijd.
Mag je werkkleding aftrekken?
Gewone kleding, zoals een pak, blouse of nette schoenen, blijft meestal privé, ook als je die alleen bij zakelijke afspraken draagt. Beschermende kleding, een uniform of kleding met een bedrijfslogo kan onder voorwaarden wel als werkkleding gelden.
Een laptop of machine: kosten of investering?
Een bedrijfsmiddel dat meerdere jaren meegaat, mag je niet altijd direct volledig aftrekken. Bij een investering verdeel je de kosten via afschrijvingen over de gebruiksduur.
Dit kan gelden voor machines, inventaris, professionele apparatuur, computers, een zakelijke auto en verbouwingen.
Mogelijk heb je daarnaast recht op investeringsaftrek. Laat grotere aankopen daarom controleren voordat je ze als gewone kosten boekt.
Auto en zakelijke kilometers
De verwerking hangt af van de vraag of de auto zakelijk of privé vermogen heeft. Gebruik je een privé auto voor zakelijke ritten? Dan mag je in 2026 voor de inkomstenbelasting € 0,25 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken. De werkelijke autokosten, zoals brandstof, verzekering, parkeren en tol, mag je niet daarnaast aftrekken.
Noteer per rit de datum, adressen, het doel, het aantal kilometers en een eventuele afwijkende route.
Voor de btw gelden andere regels. Btw op onderhoud en gebruik kan naar verhouding aftrekbaar zijn voor zakelijk gebruik voor belaste omzet. Woon-werkverkeer geldt voor de btw als privégebruik. Lees meer over de btw-regels voor een privéauto.
Kosten vóór de start van je onderneming
Aanloopkosten voor bijvoorbeeld marktonderzoek, advies, een website, vakliteratuur of apparatuur kunnen aftrekbaar zijn als je ze aantoonbaar maakte om een onderneming te beginnen.
Bewaar daarom ook facturen van vóór je KvK-inschrijving. Privé-uitgaven blijven privé.
Zakelijk betaald is niet automatisch aftrekbaar
Het doel van een aankoop bepaalt of deze zakelijk is, niet de betaalrekening. Een privé aankoop met de zakelijke bankpas blijft privé. Een zakelijke aankoop die je privé voorschiet, kan wel in de administratie worden verwerkt.
Houd betalingen zoveel mogelijk gescheiden. Boek een privé betaling vanaf de zakelijke rekening correct als privé onttrekking of rekening-courant boeking.
Welke bewijsstukken moet je bewaren?
Bewaar onder meer:
- facturen, kassabonnen en betaalbewijzen;
- contracten en abonnementen;
- kilometerregistraties;
- toelichtingen bij bijzondere uitgaven;
- bewijs van zakelijk en privégebruik.
Een bankafschrift alleen is meestal onvoldoende, omdat daaruit niet precies blijkt wat je kocht en met welk doel.
De basisgegevens van je administratie bewaar je in beginsel zeven jaar. Voor onroerende zaken en bepaalde gegevens rond het éénloketsysteem geldt tien jaar. Bekijk de bewaartermijnen van de Belastingdienst.
Veelgemaakte fouten
Veelvoorkomende fouten zijn:
- privé-uitgaven als zakelijke kosten boeken;
- alle btw aftrekken bij gemengd gebruik;
- bonnetjes niet of onleesbaar bewaren;
- gewone kleding als werkkleding verwerken;
- lunches volledig aftrekken;
- een investering direct als kosten boeken;
- kostenaftrek en btw-aftrek verwarren;
- geen onderbouwing bewaren voor zakelijk gebruik;
- kosten dubbel verwerken.
Controleer daarom regelmatig telefoon-, auto-, horeca-, reis- en abonnementskosten. Bekijk ook grotere aankopen en controleer of facturen compleet en leesbaar zijn. Voeg bij een bijzondere uitgave een korte toelichting toe.
Een goede administratie geeft duidelijkheid
Een goede administratie laat zien welke kosten werkelijk zakelijk zijn en waar fiscale aandachtspunten liggen.
EDR Administraties en Belastingen helpt ondernemers in de regio Nijmegen en Maas en Waal met administratie, belastingen en financiële vragen.
Twijfel je over een gemengde uitgave, investering of btw-correctie? Met goed belastingadvies voorkom je dat je aftrekposten mist of onterechte kosten verwerkt.
Veelgestelde vragen over zakelijke kosten
Wanneer zijn kosten zakelijk aftrekbaar?
Als je ze maakt voor je onderneming en ze rechtstreeks samenhangen met je bedrijfsactiviteiten. Kosten met een privékarakter zijn niet of slechts gedeeltelijk aftrekbaar.
Mag ik de btw op alle zakelijke kosten terugvragen?
Nee. Je moet aan de voorwaarden voldoen en de uitgave gebruiken voor btw-belaste activiteiten. Voor onder meer horeca gelden beperkingen.
Kan ik een laptop direct volledig aftrekken?
Dat hangt af van de aanschafprijs, het gebruik en de vraag of de laptop een bedrijfsmiddel is. Bij een investering schrijf je mogelijk over meerdere jaren af.
Zijn zakelijke lunches volledig aftrekbaar?
Meestal niet. Er geldt een drempel of vast aftrekpercentage. Voor de btw bestaan afzonderlijke regels.
Is een bankafschrift voldoende als bewijs?
Meestal niet. Bewaar ook de factuur of bon en leg bij bijzondere uitgaven het zakelijke doel vast.
Hoelang moet ik facturen en bonnetjes bewaren?
Basisgegevens bewaar je in beginsel zeven jaar. Voor onroerende zaken en bepaalde andere gegevens geldt tien jaar.
Kan EDR Administraties mijn zakelijke kosten controleren?
Ja. Neem contact op met EDR Administraties voor controle van zakelijke kosten, investeringen of btw.