Algemene voorwaarden EDR Administraties en Belastingen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de dienstverlening van EDR Administraties en Belastingen.
EDR Administraties en Belastingen
Porta 2
6644 GD Ewijk
KvK-nummer: 86126318
BTW-nummer: NL863870466B01
E-mail: info@edradministraties.nl
Telefoon: 06 392 369 22
Artikel 1 – Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
EDR Administraties en Belastingen: de onderneming EDR Administraties en Belastingen, gevestigd aan Porta 2, 6644 GD Ewijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86126318, hierna te noemen: “EDR”.
Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, rechtspersoon of andere zakelijke entiteit die aan EDR een opdracht verstrekt.
Opdracht: iedere overeenkomst tussen EDR en Opdrachtgever op grond waarvan EDR werkzaamheden verricht.
Werkzaamheden: alle door EDR uitgevoerde werkzaamheden op administratief, financieel, fiscaal en salarisadministratief gebied, waaronder boekhouding, belastingaangiften, jaarrekeningen, salarisadministratie, prognoses, begrotingen en advisering.
Schriftelijk: communicatie per brief, e-mail of een andere elektronische communicatiemethode die kan worden opgeslagen en geraadpleegd.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en werkzaamheden van EDR.
De voorwaarden gelden uitsluitend voor zakelijke opdrachtgevers.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk tussen EDR en Opdrachtgever zijn overeengekomen.
Algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand nadat Opdrachtgever een offerte of opdrachtbevestiging van EDR heeft aanvaard of zodra EDR op verzoek van Opdrachtgever met de werkzaamheden is begonnen.
Offertes en prijsopgaven zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
Een offerte is geldig gedurende de daarin aangegeven termijn. Indien geen termijn is vermeld, geldt een termijn van 30 dagen.
EDR is uitsluitend gehouden de werkzaamheden uit te voeren die onderdeel zijn van de overeengekomen opdracht.
Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, gelden als meerwerk en kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.
Artikel 4 – Uitvoering van de werkzaamheden
EDR voert de overeengekomen werkzaamheden zorgvuldig, professioneel en naar beste inzicht en vermogen uit.
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, heeft EDR een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.
EDR bepaalt op welke wijze de werkzaamheden worden uitgevoerd.
EDR mag voor de uitvoering van werkzaamheden derden, waaronder fiscalisten, juristen of andere specialisten, inschakelen indien dit naar het oordeel van EDR wenselijk of noodzakelijk is.
Door EDR genoemde uitvoerings- of oplevertermijnen zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
Artikel 5 – Verplichtingen van Opdrachtgever
Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, documenten en gegevens die EDR nodig heeft voor een juiste en tijdige uitvoering van de werkzaamheden.
Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens, ook indien deze afkomstig zijn van derden.
Opdrachtgever dient wijzigingen die relevant kunnen zijn voor de administratie, belastingen, salarisadministratie of overige dienstverlening zo spoedig mogelijk aan EDR door te geven.
Indien Opdrachtgever gegevens niet, onjuist, onvolledig of te laat aanlevert, is EDR niet aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende vertragingen, boetes, belastingrente, naheffingen of andere schade.
Extra werkzaamheden die ontstaan doordat informatie onjuist, onvolledig of te laat is aangeleverd, mogen door EDR aanvullend in rekening worden gebracht.
Artikel 6 – Administratie en boekhouding
EDR verwerkt de administratie op basis van de gegevens en documenten die door of namens Opdrachtgever worden aangeleverd.
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn eigen administratie en voor het voldoen aan de wettelijke administratie- en bewaarplichten.
EDR is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid of rechtmatigheid van door Opdrachtgever verstrekte facturen, overeenkomsten, declaraties of overige bewijsstukken.
Indien EDR constateert dat gegevens mogelijk onjuist of onvolledig zijn, kan EDR Opdrachtgever verzoeken aanvullende informatie te verstrekken.
Artikel 7 – Belastingaangiften en belastingadvies
Indien overeengekomen verzorgt EDR belastingaangiften namens Opdrachtgever, waaronder bijvoorbeeld aangiften inkomstenbelasting, omzetbelasting, vennootschapsbelasting, loonbelasting of dividendbelasting.
De aangiften worden opgesteld op basis van de door Opdrachtgever verstrekte informatie.
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van deze informatie.
Indien een aangifte ter controle of goedkeuring aan Opdrachtgever wordt voorgelegd, dient Opdrachtgever deze tijdig te controleren.
EDR is niet aansprakelijk voor fiscale gevolgen die voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie.
Fiscale adviezen zijn gebaseerd op de wet- en regelgeving en de omstandigheden die bekend zijn op het moment waarop het advies wordt verstrekt.
EDR kan niet garanderen dat de Belastingdienst, een rechter of andere instantie dezelfde fiscale uitleg of beoordeling zal hanteren.
Artikel 8 – Salarisadministratie
Indien EDR de salarisadministratie voor Opdrachtgever verzorgt, dient Opdrachtgever alle benodigde personeelsgegevens en mutaties tijdig en correct aan te leveren.
Hieronder vallen onder meer gegevens over werknemers, arbeidsvoorwaarden, gewerkte uren, verlof, declaraties en wijzigingen in dienstverbanden.
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde informatie.
EDR is niet aansprakelijk voor onjuiste salarisberekeningen, loonheffingen of andere gevolgen indien deze veroorzaakt zijn door onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte gegevens.
Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor naleving van arbeidsrechtelijke verplichtingen, cao-bepalingen, pensioenverplichtingen en overige werkgeversverplichtingen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 9 – Jaarrekeningen, prognoses en financieel advies
EDR kan voor Opdrachtgever onder meer jaarrekeningen, prognoses, begrotingen en meerjarenplannen opstellen.
Deze worden gebaseerd op de informatie die door Opdrachtgever wordt aangeleverd en op de gegevens die binnen de administratie beschikbaar zijn.
Prognoses, begrotingen en adviezen hebben betrekking op verwachtingen en aannames. EDR garandeert niet dat de daarin opgenomen resultaten daadwerkelijk worden gerealiseerd.
Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor zakelijke, financiële en investeringsbeslissingen die mede op basis van werkzaamheden of adviezen van EDR worden genomen.
EDR is niet verplicht een eerder uitgebracht advies automatisch te actualiseren als wetgeving, regelgeving of omstandigheden nadien wijzigen, tenzij dit onderdeel is van een doorlopende opdracht.
Artikel 10 – Honorarium en tarieven
Voor de werkzaamheden is Opdrachtgever het overeengekomen honorarium verschuldigd.
Werkzaamheden kunnen worden verricht tegen een vast bedrag, periodiek abonnement, uurtarief of een andere overeengekomen prijsstructuur.
Alle genoemde tarieven zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Werkzaamheden die niet onder de oorspronkelijke opdracht vallen, kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.
EDR is gerechtigd haar tarieven periodiek te wijzigen. Bij een doorlopende overeenkomst wordt een materiële tariefwijziging vooraf aan Opdrachtgever meegedeeld.
Artikel 11 – Facturering en betaling
Facturen van EDR dienen binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn te worden voldaan.
Indien geen andere termijn is overeengekomen, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.
Indien Opdrachtgever niet tijdig betaalt, is Opdrachtgever na het verstrijken van de betalingstermijn in verzuim.
Vanaf dat moment is Opdrachtgever de wettelijke handelsrente verschuldigd.
Redelijke buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten komen voor rekening van Opdrachtgever.
EDR mag haar werkzaamheden opschorten wanneer opeisbare facturen niet tijdig worden voldaan.
Een klacht over een factuur schort de betalingsverplichting niet automatisch op.
Artikel 12 – Duur en beëindiging
De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur die in de opdrachtbevestiging of overeenkomst is afgesproken.
Indien geen bepaalde duur is overeengekomen, geldt de overeenkomst voor onbepaalde tijd.
Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen.
EDR kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of de werkzaamheden opschorten wanneer:
Opdrachtgever wezenlijk tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen;
facturen ondanks betalingsverzoeken niet worden voldaan;
sprake is van faillissement, surseance van betaling of beëindiging van de onderneming van Opdrachtgever;
voortzetting van de samenwerking redelijkerwijs niet van EDR kan worden verlangd.
Bij beëindiging blijven alle reeds uitgevoerde werkzaamheden, gemaakte kosten en openstaande facturen verschuldigd.
Artikel 13 – Aansprakelijkheid
EDR is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden.
EDR is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, winstderving, omzetverlies, bedrijfsschade, gemiste besparingen, reputatieschade of verlies van gegevens.
EDR is niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan doordat Opdrachtgever onjuiste, onvolledige of te late informatie heeft verstrekt.
De aansprakelijkheid van EDR is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van EDR wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico.
Indien om welke reden dan ook geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, wordt de aansprakelijkheid beperkt tot het honorarium dat Opdrachtgever in de zes maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende incident voor de betreffende werkzaamheden aan EDR heeft betaald.
De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet wanneer de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van EDR.
Opdrachtgever dient een mogelijke aanspraak op schadevergoeding zo spoedig mogelijk na ontdekking schriftelijk bij EDR te melden.
Artikel 14 – Overmacht
EDR is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daarin wordt verhinderd door een omstandigheid die buiten haar redelijke invloed ligt.
Onder overmacht kunnen onder andere worden verstaan: storingen in internet-, software- of telecommunicatievoorzieningen, stroomstoringen, cyberincidenten, ziekte, overheidsmaatregelen, stakingen en uitval van externe dienstverleners.
Gedurende een periode van overmacht mogen de verplichtingen van EDR worden opgeschort.
Indien een situatie van overmacht langdurig voortduurt en nakoming redelijkerwijs niet meer mogelijk is, mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen voor het nog niet uitgevoerde gedeelte.
Artikel 15 – Geheimhouding
EDR behandelt vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever vertrouwelijk.
Vertrouwelijke informatie wordt niet aan derden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, Opdrachtgever hiervoor toestemming heeft gegeven of EDR hiertoe wettelijk verplicht is.
De verplichting tot geheimhouding blijft ook na beëindiging van de overeenkomst bestaan.
Artikel 16 – Persoonsgegevens en privacy
EDR verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Voor de verwerking van persoonsgegevens verwijst EDR tevens naar haar privacybeleid.
Indien EDR bij de uitvoering van werkzaamheden persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Opdrachtgever en een verwerkersovereenkomst wettelijk noodzakelijk is, kunnen partijen daarvoor een afzonderlijke overeenkomst sluiten.
Artikel 17 – Elektronische communicatie en software
Voor de uitvoering van haar werkzaamheden mag EDR gebruikmaken van e-mail, administratiesoftware, salarissoftware, cloudomgevingen en andere digitale systemen.
EDR treft redelijke maatregelen om elektronische gegevens en communicatie te beveiligen.
Absolute veiligheid van elektronische gegevensuitwisseling kan niet worden gegarandeerd.
Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor een adequate beveiliging van eigen systemen, accounts, wachtwoorden en apparatuur.
Artikel 18 – Inschakeling van derden
EDR mag bij de uitvoering van de opdracht externe deskundigen of dienstverleners inschakelen.
Waar passend kan EDR bijvoorbeeld samenwerken met fiscalisten, juristen of andere financiële specialisten.
EDR zal bij het selecteren van dergelijke derden de nodige zorgvuldigheid betrachten.
Voor zover wettelijk toegestaan is EDR niet aansprakelijk voor tekortkomingen van zelfstandig ingeschakelde derden.
Artikel 19 – Intellectuele eigendom
Modellen, berekeningen, werkwijzen, documenten, formats en andere materialen die door EDR zijn ontwikkeld, blijven eigendom van EDR voor zover daarop intellectuele eigendomsrechten rusten.
Opdrachtgever mag voor hem opgestelde documenten gebruiken voor de eigen bedrijfsvoering en voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
Zonder toestemming van EDR mogen haar materialen niet commercieel worden geëxploiteerd of aan derden worden aangeboden, tenzij uit de aard van de opdracht anders voortvloeit.
Artikel 20 – Klachten
Indien Opdrachtgever niet tevreden is over de uitvoering van werkzaamheden, dient hij dit zo spoedig mogelijk schriftelijk aan EDR kenbaar te maken.
De klacht dient voldoende duidelijk te omschrijven waartegen bezwaar wordt gemaakt.
EDR en Opdrachtgever zullen proberen een klacht in onderling overleg op te lossen.
Het indienen van een klacht schort betalingsverplichtingen niet op, tenzij EDR schriftelijk anders beslist.
Artikel 21 – Bewaartermijnen en dossiers
EDR mag administratieve gegevens en dossiers bewaren voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of op grond van wettelijke verplichtingen.
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor zijn eigen wettelijke administratie- en bewaarplicht.
Na beëindiging van de overeenkomst kan EDR haar dossier gedurende de toepasselijke wettelijke of redelijk noodzakelijke bewaartermijn bewaren.
Artikel 22 – Wettelijke verplichtingen en cliëntenonderzoek
Voor zover EDR op grond van wet- en regelgeving verplicht is cliëntenonderzoek uit te voeren, dient Opdrachtgever hieraan zijn volledige medewerking te verlenen.
EDR mag informatie en documenten opvragen over onder meer de identiteit van Opdrachtgever, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden.
Wanneer EDR wettelijk verplicht is bepaalde informatie of transacties bij een bevoegde instantie te melden, mag of moet EDR aan die verplichting voldoen.
Indien wet- of regelgeving verhindert dat EDR Opdrachtgever over een dergelijke melding informeert, is EDR niet gehouden dit te doen.
Artikel 23 – Wijziging van de algemene voorwaarden
EDR is gerechtigd deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen.
Gewijzigde voorwaarden worden schriftelijk of elektronisch aan Opdrachtgever bekendgemaakt of via de website beschikbaar gesteld.
Gewijzigde voorwaarden gelden vanaf de vermelde ingangsdatum voor nieuwe opdrachten en, voor zover redelijk, voor lopende overeenkomsten.
Artikel 24 – Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen EDR en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
Partijen zullen een geschil in eerste instantie in onderling overleg proberen op te lossen.
Indien dit niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.
Artikel 25 – Slotbepaling
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing vanaf [ingangsdatum invullen].
EDR Administraties en Belastingen
Porta 2
6644 GD Ewijk
KvK: 86126318
BTW: NL863870466B01
Telefoon: 06 392 369 22
E-mail: info@edradministraties.nl