Een factuur versturen is één ding. Zorgen dat deze op tijd wordt betaald, is minstens zo belangrijk. Toch kan het gebeuren dat een klant niet binnen de afgesproken termijn betaalt. Dat is vervelend, zeker wanneer meerdere facturen openstaan.
Met een vaste aanpak houd je overzicht en weet je welke stap je wanneer kunt nemen.
Controleer eerst de factuur en betaling
Begin met een eenvoudige controle. Kloppen het factuurbedrag, de betaalgegevens en de afgesproken betalingstermijn? Kijk ook of de betaling misschien al is binnengekomen, maar nog niet goed in de administratie is verwerkt.
Neem daarna contact op met de klant. Een telefoontje of vriendelijke e-mail kan soms al voldoende zijn. Misschien is de factuur vergeten of heeft de klant een vraag. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland adviseert ook om eerst contact op te nemen en afspraken goed vast te leggen.
Wanneer is een factuur te laat?
Bij zakelijke klanten geldt meestal de betalingstermijn die je samen hebt afgesproken. Is er niets afgesproken? Dan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.
Tussen bedrijven geldt normaal gesproken een maximale betalingstermijn van 60 dagen. Grote ondernemingen moeten facturen van mkb-bedrijven en zzp’ers binnen 30 dagen betalen.
Bij consumenten werkt dit anders. Daar is geen vaste wettelijke betalingstermijn. Als ondernemer mag je zelf een redelijke betalingstermijn vastleggen, bijvoorbeeld in de overeenkomst of algemene voorwaarden.
Stuur een duidelijke betalingsherinnering
Is de afgesproken termijn voorbij? Dan kun je een betalingsherinnering sturen. Vermeld duidelijk om welke factuur het gaat, welk bedrag nog openstaat en dat de betalingstermijn is verstreken.
Bij een zakelijke klant ben je niet verplicht om eerst een kosteloze herinnering te sturen voordat je verdere stappen neemt. Een vriendelijke herinnering kan natuurlijk wel verstandig zijn.
Bij een consument gelden strengere regels. Voordat je incassokosten mag rekenen, moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen. De consument moet daarna 14 dagen de tijd krijgen om alsnog te betalen.
Wat als een zakelijke klant nog steeds niet betaalt?
Bij een te late zakelijke betaling kunnen wettelijke handelsrente en incassokosten een rol spelen. Voor wettelijke incassokosten geldt bij zakelijke klanten in beginsel een minimumbedrag van €40. Bedrijven kunnen hierover ook andere afspraken hebben gemaakt.
Kom je er samen niet uit? Dan kun je bijvoorbeeld een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inschakelen. Een incassobureau kan proberen de rekening te innen, maar mag zelf geen beslag leggen. Daarvoor gelden andere juridische stappen.
Let ook op de btw bij een onbetaalde factuur
Een factuur die uiteindelijk niet wordt betaald, kan gevolgen hebben voor de btw.
Heb je de btw over de factuur al aangegeven en betaald? Dan kun je die btw terugvragen zodra duidelijk is dat de rekening geheel of gedeeltelijk niet meer betaald zal worden.
De Belastingdienst beschouwt een vordering in ieder geval uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum als oninbaar. Was er geen betalingstermijn afgesproken? Dan wordt uitgegaan van 30 dagen nadat de klant de factuur heeft ontvangen.
Houd je administratie actueel
Openstaande facturen hebben invloed op het financiële overzicht van je bedrijf. Het is daarom belangrijk dat facturen, betalingen en eventuele correcties goed worden verwerkt.
EDR Administraties en Belastingen geeft op de eigen website aan ondernemers te helpen met onder andere boekhouding, facturen en belastingaangiften.
Meer informatie vind je bij Administratie van EDR Administraties en Belastingadvies van EDR Administraties.
Wil je weten hoe een openstaande of oninbare factuur in jouw administratie moet worden verwerkt? Dan kun je contact opnemen met EDR Administraties en Belastingen.